Seit 01.01.2017 Pflicht: E-Mail Archivierung

von | Jan 30, 2017 | Allgemein | 0 Kommentare

Bereits 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium ein Schreiben zu den Verordnungen der GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Darin wird geregelt, wie mit geschäftlichem Schriftverkehr in elektronischer Form umzugehen ist. Außerdem wurde eine Frist zum 31.12.2016 festgelegt. Bis dahin sollten Unternehmen die Vorgaben umgesetzt haben. Während dies in einigen Branchen intensiv diskutiert wurde (z.B. im Einzelhandel), erhielt das Thema in der Versicherungsbranche kaum Beachtung. Doch Vorsicht! Wer sich nicht an die Vorgaben hält riskiert empfindliche Strafe, wenn es zu einer Unternehmensprüfung kommt.

GoBD – Was ist das und bin ich überhaupt betroffen?

Meist passiert es ganz selbstverständlich: Geschäftliche Unterlagen in Papierform werden im Ordner abgeheftet. Bei Geschäftspost, die per E-Mail versendet wird, passiert hingegen meistens nichts. Die GoBD sollen aufzeigen, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung stellt und bei Unternehmen für Rechtssicherheit sorgen. Kern der GoBD sind sechs Grundsätze, die beachtet werden müssen:

  1. Datensicherheit und Unveränderbarkeit
  2. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  3. Vollständigkeit
  4. Richtigkeit
  5. Ordnung
  6. Unveränderbarkeit

Davon sind alle Dokumente betroffen, die steuerrechtlich relevant sind. Bereits die Anbahnung eines Geschäfts soll damit lückenlos nachvollziehbar sein. Für Versicherungsmakler bedeutet dies beispielsweise, dass es nicht ausreicht lediglich einen Vertrag zu archivieren. Auch vorangegangene Exposés und Angebote gehören ins Archiv.

Betroffen sind alle Unternehmen und Solo-Selbständige unabhängig von der Branche. Während große Vertriebe meist auf eine moderne Infrastruktur und entsprechende Fachleute zurückgreifen können, machen sich selbstständige Versicherungsmakler oftmals keine Gedanken um die Sicherheit und Archivierung Ihrer E-Mails. „Wir können häufig beobachten, dass das Thema Datenschutz bei E-Mails nicht in den Köpfen verankert ist. Teilweise wird hier sehr fahrlässig gehandelt“, weiß Ludwig Reitinger, Geschäftsführer der Maklersoftware.com GmbH. Oft wird lediglich die E-Mail Adresse eines Freemail Anbieters genutzt. Dadurch bringt man sich jedoch nicht nur selbst in Gefahr, sondern wird  potentiell zum Verbreiter von Schadsoftware und Spam und gefährdet somit den eignen Kundenstamm. Das neue Gesetz ist damit der perfekte Anlass, um sich generell mit dem Thema E-Mails und Sicherheit zu befassen.

E-Mail Archivierung bringt zahlreiche Vorteile

Der Aufwand für ein Archivierungssystem ist sehr überschaubar und zudem kostengünstig. „Viele glauben, es wäre ein großer Aufwand, E-Mails zu archivieren. Dabei ist die Implementierung sehr einfach und kann meist über ein einfaches Add-In in Outlook gelöst werden. Für den Nutzer des E-Mailsystems ändert sich im Wesentlichen nichts, da das System komplett im Hintergrund arbeitet“, erklärt Reitinger. Auch wer seine Freemail Adresse behalten möchte, kann E-Mails archivieren lassen. Darüber hinaus können archivierte E-Mails beispielsweise bei Gerichtsprozessen als Beweis dienen und sorgen für Transparenz im Unternehmen und bei den Kunden.

Weitere Informationen erhalten Sie außerdem unter: mail-archivieren.com

Gerne führen wir einen Check-up Ihres aktuellen Systems durch und beraten Sie!

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